MUNASA Bulletin - December 2020
Dear colleagues:
Although we would like to start this bulletin on a positive note the reality is that the past few months have been difficult and have brought many challenges. As resilient as we are as human beings and managers, it is time to step back and reflect on how we are feeling and coping. In a recent CTV news article of December 2nd, it mentioned how students and academics are struggling. This is equally true of non-academic staff, who seem to have been forgotten again. Many managers have been working longer hours and in many instances have taken on additional duties. Due to the hiring freeze, some positions have been left vacant for many months leaving managers short staffed thus forcing them to carry additional responsibilities. Workday
The implementation of Workday has compounded the situation as it has resulted in a greater workload, especially for managers with an HR, Academic Affairs or Finance component in their job description. While there is a gradual adaptation to the new platform there is no denying that it has increased the workload by adding many additional steps in completing most processes. Managers find themselves creating positions, creating job requisitions, posting positions, making the offer, completing the hire, and this is often done for positions where the candidate has already been selected, i.e. research assistants, course lecturers hired with exemptions, visiting professors, adjunct professors, post-retirement appointments, guest lecturers, and more. Thousands of tickets have been created with the HR Service Desk seeking help with Workday issues. Dealing with duplicate profiles, onboarding, terminations, switching the primary position, all of this is extremely time consuming and burdensome. The technical issues that surfaced from the time of implementation and throughout the months have created a great deal of anxiety and a heavier workload, not just for managers but also for employees being hired. Shortly after the launch, a few hundred employees, mostly students, had to wait months to be paid during a global pandemic.
MUNASA surveyed its members during the month of November seeking to gather information on their experience with Workday. Over 52% of those surveyed were Power Users or Heavy Users of Workday. The data provides some insight but the comments affirm that the launch was badly timed, the training was inadequate, and the processes are complicated and time intensive. Some comments from the Survey have been included to capture the overall essence of the feedback we received.
Over 37% felt that the training after the launch was seriously lacking and few job aids were available to help understand the business processes. This Comment summed it up well: The training modules did not offer enough information to apply them to our actual work, and referring back to them upon launch was not realistic because no one has time to review videos and slideshows to find specific information. Many job aids were not available and the training was insufficient.
50% said that the timing of the launch created greater issues and stress related to the posting and hiring of course lecturers, teaching assistants, research assistants and new academic hires, etc. Comment: It was a stressful, upsetting and shocking situation that unfolded with the launch of Workday. Many students didn't know when their next pay was coming and no one could answer that question for them. Many missed 3 consecutive pay periods.
Almost 20% are working 5 to 15 more hours per week and another 6.6% are working more than 15 hours per week. However, some of the respondents indicated that the extra hours were not solely related to Workday but also included additional responsibilities related to COVID. Many are working 9 to 12 hours per day and late into the evening.
Over 78% did not receive any remuneration or time off for their overtime.
Almost 71% experience difficulties and challenges using Workday. There were 108 comments to this question ranging from lack of training, unclear processes, technical issues in Workday, lack of support, etc. Comment: More work has been downloaded on to managers. Even tasks that were normally completed by Central HR are now part of our work portfolio. The time it takes to complete a task/BP is extraordinary. The many levels of approval required have extended the hiring process by days and weeks. Very little information, or direction, is offered when BPs are cancelled, returned, or rescinded and getting answers/support from HR (tickets or phone calls) can also take days, weeks and months.
There was a consistent theme throughout the survey that most processes take longer to complete, are more time consuming and work intensive on Workday. Comment: All the hiring processes take longer due to the multiple steps of the job requisitions, costing allocation, posting of some positions that never needed to be posted before, helping candidates to apply to the positions, candidate selection, offer letters, hiring and onboarding tasks. There are also added tasks like terminating employees which we didn't have to do before.
22% indicated that Workday is affecting their mental health. Comment: The long work days and working weekends, under constant stress and pressure have definitely taken a toll on both my mental and physical health.
15% indicated that Workday is affecting their physical health.
27% are having difficulty managing their stress level. Comment: Combined with the stress of the pandemic, my work has created a lot of stress over the past 9 months. I am sleeping badly, I find it difficult to concentrate, I make more mistakes than usual.
22% indicated that it’s affected their sleep.
Over 14% have thought of seeking help to manage their stress.
Almost 44% are not sure they can keep up with the challenges of Workday, if the workload remains as is.
When asked what type of Workday training would help with the complex business processes, the response was: o 36.42% Small group training; o 31.79% Visual training scenarios; o 46.36% Improved Step-by-Step Job Aids; o 18.54% Self-directed training; o 7.75% All of the above.
Over 63% rate Workday as poor or very poor as a user friendly platform. Comment: It is a work intensive platform. It has not streamlined processes as expected.
There is no question that many managers have worked longer hours since the launch of Workday with little or no overtime, whether in compensation or time off. It is important to remember though, if you need to work overtime have that discussion first with your immediate supervisor.
The additional workload and the time spent dealing with technical errors is not sustainable. Adequate training needs to be provided and the system needs to be reassessed for efficiency.
The results of the survey are very concerning to MUNASA, it is important to underscore that the Employee and Family Assistance program (EFAP) https://www.mcgill.ca/hr/benefits/eap is available to all employees to help address stress and mental health issues. Rest assured that we will tirelessly continue to address this issue during our ongoing discussions with the University.
Merit
The recent news about merit not being applied retroactive to June 1, 2020, was extremely disappointing especially in light of the additional workload and stress resulting from the launch of Workday. The fact that managers are grouped with executives and academics rings of inequity knowing that the salaries of most managers are not comparable with the salaries of executives and academics. The process is flawed and having to press for reasonable increases on an annual basis adds further concerns about the process. MUNASA will pursue a three-year plan to allow for some financial planning and stability.
Negotiations with Labour Relations are always a challenge; nevertheless, MUNASA continues to forcefully represent its members to ensure that their rights are protected.
We want to take this time to wish each of you a safe and peaceful holiday season. These past months have been historic and it has required a significant amount of patience, agility and resilience. More of that will be needed in the coming months, which makes it even more important that we take quality time to rest and to regenerate over the holidays.
Wishing you a restful break and looking forward to 2021!
The MUNASA Executive
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Bulletin APNEUM - décembre 2020
Chers collègues:
Bien que nous souhaitons commencer ce bulletin sur une note positive, la réalité est que les derniers mois ont été difficiles et ont apporté de nombreux défis. Aussi résilients que nous soyons en tant qu'êtres humains et gestionnaires, il est temps de prendre recul et de réfléchir à la façon dont nous nous sentons et faisons face. Dans un article récent de CTV du 2 décembre, il a mentionné à quel point les étudiants et les universitaires sont en difficulté. Cela vaut également pour le personnel non universitaire, qui semble avoir été de nouveau oublié. De nombreux gestionnaires ont travaillé des des heures supplémentaires et, dans de nombreux cas, ont assumé des tâches supplémentaires. En raison du gel de l'embauche, certains postes sont restés vacants pendant plusieurs mois, ce qui a laissé les gestionnaires à court de personnel, ce qui les a obligés à assumer des fonctions supplémentaires. Workday
La mise en œuvre de Workday a exacerbé la situation car elle a entraîné une charge de travail plus importante, en particulier pour les gestionnaires ayant une composante RH, Affaires académiques ou Finance dans leur description de poste. Bien qu'il y ait une adaptation progressive à la nouvelle plate-forme, il est indéniable qu'elle a augmenté la charge de travail en ajoutant de nombreuses étapes supplémentaires pour terminer la plupart des processus. Les gestionnaires se retrouvent à créer des postes, à créer des demandes d'emploi, à afficher des postes, à faire l'offre, à compléter l'embauche, et cela se fait souvent pour des postes où le candidat a déjà été sélectionné, c'est-à-dire assistants de recherche, chargés de cours embauchés avec exemptions, professeurs invités, adjoints professeurs, rendez-vous après la retraite, conférenciers invités, etc. Des milliers de billets ont été créés avec le bureau de Service de ressources humaines cherchant de l'aide sur les problèmes de Workday. Traiter les profils en double, l'intégration, les cessations d'emploi, le changement de position principale, tout cela est extrêmement longue et fastidieux. Les problèmes techniques apparus dès la mise en œuvre et au fil des mois ont créé beaucoup d'anxiété et une charge de travail plus lourde, non seulement pour les gestionnaires mais aussi pour les employés embauchés. Peu de temps après le lancement, quelques centaines d'employés, pour la plupart des étudiants, ont dû attendre des mois pour être payés lors d'une pandémie mondiale. APNEUM a interrogé ses membres au cours du mois de novembre afin de recueillir des informations sur leur expérience avec Workday. Plus de 52% des personnes interrogées étaient des utilisateurs avancé ou des utilisateurs intensifs de Workday. Les données fournissent un aperçu, mais les commentaires affirment que le lancement a été mal tombée, que la formation était insuffisant et que les processus sont compliqués et chronophages. Certains commentaires du sondage ont été inclus pour saisir l'essence générale des commentaires que nous avons reçus.
Plus de 37% estimaient que la formation après le lancement faisait gravement défaut et que peu d'aides de travail étaient disponibles pour aider à comprendre les procédures opérationnelles. Ce commentaire résumait bien les choses: les modules de formation n'offraient pas suffisamment d'informations pour les appliquer à notre travail réel, et y revenir lors du lancement n'était pas réaliste car personne n'a le temps de revoir les vidéos et les diaporamas pour trouver des informations spécifiques. De nombreux outils de travail n'étaient pas disponibles et la formation était insuffisante.
50% ont déclaré que le moment choisi pour le lancement avait créé des problèmes et un stress plus importants liés à l'affichage et à l'embauche de chargés de cours, d'assistants d'enseignement, d'assistants de recherche et de nouveaux employés universitaires, etc. Commentaire: C'était une situation stressante, bouleversante et choquante qui s'est déroulée avec le lancement de Workday. De nombreux étudiants ne savaient pas quand leur prochaine paie arriverait et personne ne pouvait répondre à cette question à leur place. Beaucoup ont manqué 3 périodes de paie consécutives.
Près de 20% travaillent 5 à 15 heures supplémentaire par semaine et 6,6% travaillent plus de 15 heures supplémentaire par semaine. Cependant, certains des répondants ont indiqué que les heures supplémentaires n'étaient pas uniquement liées à la journée de travail, mais incluaient également des responsabilités supplémentaires liées au COVID. Beaucoup travaillent de 9 à 12 heures par jour et tard le soir.
Plus de 78% n'ont reçu aucune rémunération ni aucun congé pour leurs heures supplémentaires.
Près de 71% rencontrent des difficultés et des défis lors de l'utilisation de Workday. Il y a eu 108 commentaires sur cette question, allant du manque de formation, des processus peu clairs, des problèmes techniques dans Workday, du manque de soutien, etc. Commentaire: Plus de travail a été transféré aux gestionnaires. Même les tâches qui étaient normalement accomplies par RH centrale font désormais partie de notre portefeuille de travail. Le temps qu'il faut pour terminer une tâche / BP est extraordinaire. Les nombreux niveaux d'approbation requis ont prolongé le processus d'embauche de jours et de semaines. Très peu d'informations, ou d'orientation, sont proposées lorsque les BP sont annulés, retournés ou annulés et l'obtention de réponses / d'assistance des RH (billets ou appels téléphoniques) peut également prendre des jours, des semaines et des mois.
Il y avait un thème constant tout au long de l'enquête selon lequel la plupart des processus prennent plus de temps à terminer, demande du temps et nécessitent plus de travail sur Workday. Commentaire: Tous les processus d'embauche prennent plus de temps en raison des multiples étapes des demandes d'emploi, de la répartition des coûts, de l'affichage de certains postes qui n'avaient jamais besoin d'être affichés auparavant, de l'aide aux candidats pour postuler aux postes, de la sélection des candidats, des lettres d'offre, de l'embauche et de des tâches embarquée. Il y a également des tâches supplémentaires comme la résiliation d'employés que nous n'avions pas à faire auparavant.
22% ont indiqué que Workday affecte leur santé mentale. Commentaire: Les longues journées de travail et travailler les fins de semaine, sous un stress et une pression constants, ont définitivement nui à ma santé mentale et physique.
15% ont indiqué que Workday affecte leur santé physique.
27% ont de la difficulté à gérer leur niveau de stress. Commentaire: Combiné au stress de la pandémie, mon travail a créé beaucoup de stress au cours des 9 derniers mois. Je dors mal, j'ai du mal à me concentrer, je fais plus d'erreurs que d'habitude.
22% ont indiqué que cela affectait leur sommeil.
Plus de 14% ont pensé à demander de l'aide pour gérer leur stress.
Près de 44% ne sont pas certains de pouvoir relever les défis de Workday si la charge de travail reste inchangée.
Lorsqu'on leur demande quel type de formation Workday aiderait avec les processus d'entreprise complexes, la réponse a été: o 36,42% Formation en petits groupes; o 31,79% Scénarios d'entraînement visuel; o 46,36% des outils de travail étape par étape améliorés; o 18,54% de formation autodirigée; o 7,75% Tout ce qui précède.
Plus de 63% considèrent Workday comme médiocre ou très médiocre en tant que plateforme conviviale. Commentaire: C'est une plateforme à forte intensité de travail. Il n'a pas rationalisé les processus comme prévu.
Il ne fait aucun doute que de nombreux gestionnaires ont travaillé plus longs depuis le lancement de Workday avec peu ou pas d'heures supplémentaires, que ce soit en rémunération ou en congé. Il est important de se rappeler cependant que si vous avez besoin de faire des heures supplémentaires, discutez-en d'abord avec votre supérieur immédiat.
La charge de travail supplémentaire et le temps passé à traiter les erreurs techniques ne sont pas durables. Une formation adéquate doit être fournie et le système doit être réévalué pour son efficacité.
Les résultats du sondage sont très préoccupants pour APNEUM, il est important de souligner que le Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) https://www.mcgill.ca/hr/fr/benefits/votre-programme-daide-aux-employes-et-la-famille-paef est disponible pour tous les employés pour aider à combattre contre le stress et les problèmes de santé mentale. Soyez assurés que nous continuerons inlassablement de nous pencher sur cette question au cours de nos discussions en cours avec l'Université. Mérite
Les récentes nouvelles sur le mérite non appliqué rétroactivement au 1er juin 2020 ont été extrêmement décevantes, compte tenu de charge supplémentaire et du stress supplémentair résultant du lancement de Workday. Le fait que les gsetionnaires soient regroupés avec des dirigeants et des universitaires sonne l'iniquité sachant que les salaires de la plupart des gestionnaires ne sont pas comparables avec les salaires des dirigeants et des universitaires. Le processus est imparfait et le fait de devoir faire pression pour obtenir des augmentations raisonnables sur une base annuelle ajoute d'autres préoccupations au sujet du processus. APNEUM poursuivra un plan triennal pour permettre une certaine planification et stabilité financières.
Les négociations avec les relations de travail sont toujours un défi; néanmoins, APNEUM continue de représenter avec force ses membres pour s'assurer que leurs droits sont protégés.
Nous voulons profiter de ce temps pour souhaiter à chacun de vous un temps des Fêtes sûr et paisible. Ces derniers mois ont été historiques et ont nécessité beaucoup de patience, d'agilité et de résilience. Plus de cela sera nécessaire dans les mois à venir, ce qui rend encore plus important que nous prenions du temps de qualité pour nous reposer et se régénérer pendant les vacances.
En vous souhaitant une pause reposante et dans l'attente de 2021!
L'exécutif APNEUM Télécharger Bulletin APNEUM - décembre 2020